管理信息系統設計學術論文

　　管理信息系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新、拓展和維護的系統。下面小編給大家分享一些管理信息系統設計學術論文，大家快來跟小編一起欣賞吧。

　　管理信息系統設計學術論文篇一

　　檔案管理信息系統設計

　　摘要：本文簡要介紹了檔案管理信息系統需求、功能設計等，并根據公司檔案管理的特點，提出了檔案管理信息系統的具體目標及信息系統建設需要遵循的設計原則。

　　關鍵詞：檔案信息系統電子化管理

　　1、引言

　　目前，檔案管理的信息化進程遠遠滯后于整體信息化的進程，檔案管理水平與信息化高速發(fā)展不相匹配的矛盾越來越突出。主要表現在：

　　第一，大量紙質檔案數量不斷增加對現有庫容帶來極大的挑戰(zhàn)，紙制檔案面臨無空間保存的窘境。

　　第二，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，已經形成設計和生產異地并存的模式，這種狀況不但給檔案信息的歸檔、提供利用帶來不便，更重要的是造成檔案的更改、作廢等信息傳達不及時，這不但會直接給生產經營帶來困難，還極有可能生產出廢品，直接造成經濟損失。因此，傳統的檔案管理方式已經完全不能滿足企業(yè)高速發(fā)展的需要。

　　第三，檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分，在創(chuàng)建創(chuàng)新型企業(yè)的大背景下，檔案管理系統建設也是知識資源管理的需要。

　　因此，加快檔案管理的信息化建設步伐，更好地為企業(yè)生產經營服務，是擺在企業(yè)面前的迫切任務，也是建設創(chuàng)新型企業(yè)中知識資源管理的重要組成部分。

　　2、系統需求與功能設計

　　2.1系統需求

　　系統需求的目標是采用現代信息技術實現檔案管理工作的信息化、提升檔案管理水平、增強檔案提供利用能力、確保檔案信息安全、有效。

　　具體目標：

　　(1)建立檔案系統信息化管理流程，實現各類檔案歸檔計劃的制定、檔案移交、登記造冊、借閱管理、作廢、檔案統計等全過程的信息化管理。

　　(2)電子圖紙檔案和文書檔案實現電子化文件級管理;產品檔案、科學研究檔案、會計檔案、生產經營檔案、人事檔案、聲像實物檔案、設備檔案和基本建設檔案等保存紙制檔案，系統將對上述檔案分類、案卷目錄進行信息化管理;實現異地產品電子圖紙檔案和產品檔案及時有效歸檔。

　　(3)增強檔案提供利用能力。

　　(4)增強檔案的綜合檢索功能;及時發(fā)布檔案變更、作廢信息;實現公司各類電子圖紙檔案異地曬印申請，異地曬印;有條件地向公司本地和異地使用者開放檔案信息。

　　(5)建立電子檔案系統的檔案災備中心和檔案存儲介質中心;采用水印和電子簽章技術，確保歸檔文件的有效性、合法性、防篡改、防抵賴。

　　2.2功能設計

　　檔案管理信息系統包括如下功能：歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統維護和與其它系統的接口等。

　　2.2.1歸檔計劃制定

　　歸檔計劃是檔案館和歸檔單位共同制定的歸檔內容的計劃單。主要適用范圍為文書檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、生產經營檔案、產品檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、人事檔案等。

　　2.2.2收集整編

　　檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統建設的關鍵部份。

　　收集整編功能主要包含文件收集、檔案移交清冊形成、歸檔文件整理、歸檔文件審核和歸檔整理等。

　　2.2.3檔案管理

　　檔案管理功能主要包含電子圖紙檔案管理、產品檔案管理、科研檔案管理、基建檔案管理、設備檔案管理、文書檔案管理、聲像檔案管理、實物檔案管理、會計檔案管理、生產經營檔案管理、人事檔案管理和鑒定銷毀管理。電子圖紙檔案管理中包含電子圖紙更改管理和電子圖紙曬印管理。

　　2.2.4提供利用

　　提供利用功能主要包含檔案檢索、借閱管理、年報統計和檔案進出登記等。借閱管理主要包含對實體檔案和電子檔案的借閱管理。

　　2.2.5系統維護

　　系統維護功能主要包含權限管理、數據維護、數據轉換、檔案設置、數據字典維護、口令修改、參數設置、數據備份和恢復等。

　　2.2.6與其它系統的接口

　　檔案管理信息系統與其它系統的接口主要實現電子歸檔數據的直接對接。

　　3、設計原則

　　3.1實用性原則

　　軟件系統設計時要充分考慮技術人員與操作者的要求和建議,一方面要使軟件的人機交互界面友好,布局合理;另一方面要滿足用戶的各種需求,盡量將用戶所要進行的操作包含在同一界面內。

　　3.2信息集成原則

　　強調系統中信息的一致性和在其范圍內的共享。

　　3.3開放性原則

　　軟件內核與外界的接口應具有良好的通用性和可移植性,動態(tài)數據庫和靜態(tài)數據庫的數據結構、表結構、視圖結構都應遵循特定規(guī)則,程序編碼應盡量采用信息屏蔽原則和不使用語言標準文本以外的語句。

　　3.4利用面向對象技術原則

　　在軟件開發(fā)過程中綜合運用面向對象語言、面向對象的運行環(huán)境,也可以和結構化設計方法結合使用。

　　3.5可伸縮性原則

　　系統能夠根據檔案分類、整理規(guī)則的改變,在較長的時間內適應管理環(huán)境。

　　3.6高可靠性原則

　　系統要滿足高可靠性要求,服務器應有容錯、容災設計,保證數據的可靠性。

　　3.7易操作原則

　　針對檔案管理及利用人員進行設計,操作上要盡量簡單,方便。

　　3.8安全性原則

　　安全性要求包括網絡、系統、應用和數據等方面,系統應提供全面的安全性措施。采用一定的技術并與相應的管理制度相結合,以保證系統安全運行,防止可能發(fā)生的錯誤;設置嚴格的權限管理體系,合理授予合法用戶權限,防止非授權用戶對系統的操作;充分考慮應用層的安全性,做好信息資源的訪問控制。

　　4、結語

　　檔案管理信息系統通過采用先進的信息網絡技術、辦公自動化技術、數據庫技術等信息技術，實現了歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統管理和與其他系統的接口。檔案管理信息系統的建設實施，嚴格的控制了檔案歸檔的準確性，安全性和及時性;實現了檔案數據的信息化和資源共享。目前，檔案管理信息系統正在信息化實施中。

　　參考文獻

　　[1] 清華紫光電子檔案管理系統技術白皮書.紫光軟件系統有限公司電子檔案事業(yè)部,二○一○年一月.

　　[2]檔案綜合信息管理系統技術白皮書.北京量子偉業(yè)時代信息技術有限公司.

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