高?？萍紮n案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的高?？萍紮n案管理論文，謝謝你的閱讀。

　　高?？萍紮n案管理論文篇一

　　高校科技項(xiàng)目檔案管理方式探析

　　摘要：總結(jié)高?？萍柬?xiàng)目檔案及其管理的特點(diǎn)，對(duì)比分析科技項(xiàng)目的管理方式：科技項(xiàng)目管理人員包辦制和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制.提出了今后加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案管理的建議。

　　關(guān)鍵詞：高校　科技項(xiàng)目　檔案　管理方式

　　中圖分類號(hào)：G27　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A　文章編號(hào)：1007-3973(2011)009-139-02

　　高?？萍柬?xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到項(xiàng)目、財(cái)務(wù)和檔案管理，由科技人員、科技項(xiàng)目管理人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員和檔案館管理人員等共同協(xié)作完成。其中，科技項(xiàng)目檔案管理是科技項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。

　　科技項(xiàng)目檔案是科技人員在科技活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，還有樣品、化石等實(shí)物資料，它真實(shí)記錄了科技活動(dòng)的過(guò)程和成果，貫穿于科技項(xiàng)目研究的全過(guò)程。它是國(guó)家、高校、科技人員的寶貴資源和巨大財(cái)富，高校作為國(guó)家科技工作的重要組成部分，必須認(rèn)真做好科技項(xiàng)目檔案的管理工作，這是保護(hù)和利用好這筆財(cái)富的基礎(chǔ)和重要保證。

　　1　高?？萍柬?xiàng)目檔案及其管理的特點(diǎn)

　　總結(jié)來(lái)看，高?？萍柬?xiàng)目檔案及其管理的特點(diǎn)主要有：

　　(1)周期長(zhǎng)?？萍柬?xiàng)目的研究周期一般是兩年到四年，這決定了科技項(xiàng)目檔案從建檔到歸檔的時(shí)間跨度較大。

　　(2)環(huán)節(jié)多。科技項(xiàng)目檔案貫穿于科技項(xiàng)目研究的全過(guò)程，涉及到項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題或鑒定驗(yàn)收、項(xiàng)目評(píng)獎(jiǎng)等各個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有不同的檔案資料。

　　(3)來(lái)源廣。有的檔案來(lái)自科技人員本人，如撰寫的申請(qǐng)書、研究筆記、采集的標(biāo)本等;有的檔案來(lái)自上級(jí)科技主管部門，如項(xiàng)目立項(xiàng)通知書、撥款通知書等：有的檔案來(lái)自測(cè)試單位，如項(xiàng)目的測(cè)試分析報(bào)告等。

　　(4)存儲(chǔ)介質(zhì)多樣。有存儲(chǔ)文字、圖表信息的紙質(zhì)介質(zhì);有存儲(chǔ)程序、代碼的光存儲(chǔ)介質(zhì);有標(biāo)本等實(shí)物介質(zhì)。

　　(5)涉及人員眾多?？萍柬?xiàng)目檔案的管理涉及到科技人員、科技項(xiàng)目管理人員(包括科研秘書)、檔案館管理人員等，這其中存在著較多的檔案收發(fā)、移交等手續(xù)。

　　(6)立卷歸檔的要求多。在項(xiàng)目檔案的預(yù)立卷、組卷、管理系統(tǒng)輔助立卷中，都有相當(dāng)多的規(guī)范要求，如紙張要求、書寫格式要求、裝訂要求、卷內(nèi)資料的順序要求、編寫頁(yè)號(hào)和件號(hào)的要求、涉密資料不上網(wǎng)等，在移交檔案時(shí)還要填報(bào)“備考表”、“科技項(xiàng)目文件歸檔移交目錄”。

　　從以上特點(diǎn)可以看出，科技項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)繁瑣細(xì)致而又有較強(qiáng)專業(yè)性的工作。要實(shí)現(xiàn)高?？萍柬?xiàng)目檔案管理的“三納入”、“四參加”、“四同步”的管理目標(biāo)，高校必須制訂詳盡的管理操作流程，把好每一個(gè)管理環(huán)節(jié)，力?？萍柬?xiàng)目檔案的完整和規(guī)范。

　　管理作為一項(xiàng)工作的任務(wù)就是設(shè)計(jì)和維持一種體系，使在這一體系中共同工作的各種人才，能夠用盡可能少的支出(包括人力、物力、財(cái)力等)，去實(shí)現(xiàn)他們既定的目標(biāo)。在科技項(xiàng)目檔案的管理過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)和維持一種什么的體系和管理方式來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的目標(biāo)呢?這是一個(gè)非常有意義和值得研究的課題。

　　2　科技項(xiàng)目管理人員包辦制

　　以前，由于缺乏檔案管理人員的指導(dǎo)，我?？萍柬?xiàng)目檔案管理方式一直是科技項(xiàng)目管理人員包辦制，項(xiàng)目檔案的建檔、存檔都由項(xiàng)目管理人員負(fù)責(zé)完成?？v向項(xiàng)目申報(bào)時(shí)，科技處都會(huì)預(yù)留一份申請(qǐng)書，以備存檔用?？v向項(xiàng)目批復(fù)、橫向項(xiàng)目合同生效后;項(xiàng)目管理人員一方面要登錄科研管理系統(tǒng)錄入項(xiàng)目的立項(xiàng)信息，一方面要手工建檔。

　　這種管理方式的優(yōu)點(diǎn)是：

　　(1)建檔統(tǒng)一性。由于項(xiàng)目申請(qǐng)書、合同書在科技項(xiàng)目管理人員手中，項(xiàng)目批復(fù)或生效后，管理人員可以直接統(tǒng)一建檔，而且不存在檔案的分發(fā)周轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，可防止在周轉(zhuǎn)過(guò)程中的丟失。

　　(2)節(jié)省了科技人員的時(shí)間和精力。在這種方式下，科技人員不用花精力參加檔案管理。

　　(3)管理人員查找翻閱項(xiàng)目檔案方便。

　　但也有很多缺點(diǎn)：

　　(1)檔案建檔和研究過(guò)程脫節(jié)，導(dǎo)致檔案資料不全。保存的縱向項(xiàng)目檔案一般只有上級(jí)部門要求的各節(jié)點(diǎn)的資料，如申請(qǐng)書、任務(wù)書、年度進(jìn)展報(bào)告和結(jié)題報(bào)告等紙質(zhì)材料，基本都是在上報(bào)時(shí)預(yù)留的一份。保存的橫向項(xiàng)目檔案只有合同書。檔案袋中缺乏科研最有價(jià)值的資料，如樣品測(cè)試報(bào)告、科研報(bào)告、研究圖件、研究筆記、電子化的資料、實(shí)物資料等。

　　(2)項(xiàng)目檔案無(wú)法正常歸檔。由于項(xiàng)目檔案不全、建檔不規(guī)范，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案很難正常移交到檔案館，移交后檔案館管理人員還必須花大量的時(shí)間來(lái)整理。

　　(3)需要耗費(fèi)項(xiàng)目管理人員大量的時(shí)間和精力。手工建檔時(shí)管理人員的工作是把項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)等信息抄寫到項(xiàng)目檔案袋的封面，把項(xiàng)目檔案放到檔案袋中，然后再根據(jù)項(xiàng)目類別和立項(xiàng)年度分類歸置到檔案柜中。這不僅是低水平的勞動(dòng)，而且耗費(fèi)了管理人員大量的時(shí)間和精力。

　　實(shí)驗(yàn)室申請(qǐng)、檢查和驗(yàn)收時(shí)需要項(xiàng)目證明材料，這時(shí)，科技項(xiàng)目管理人員不得不根據(jù)實(shí)驗(yàn)室提供的人員名單和要求的年度把項(xiàng)目檔案找出來(lái)，待實(shí)驗(yàn)室復(fù)印完、用完后再重新歸置到檔案柜中。科技人員在評(píng)定職稱時(shí)，科技項(xiàng)目管理人員也會(huì)面臨著同樣的問(wèn)題。

　　在這種科技項(xiàng)目檔案管理方式中，科技項(xiàng)目管理人員既是項(xiàng)目管理人員，又是檔案建檔員和檔案保管員，檔案管理占去了大量的時(shí)間和精力，不僅項(xiàng)目管不好，檔案也管不好。

　　(4)檔案易丟失易損壞。由于沒(méi)有規(guī)范的檔案借閱制度，在檔案的借閱過(guò)程中，很容易造成檔案丟失和損壞。

　　(5)檔案利用率低。由于沒(méi)有形成電子檔案材料和完備的檔案資料，檔案的利用率低，基本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)利用。

　　(6)沒(méi)有發(fā)揮科技人員的主觀能動(dòng)性。在這種包辦體制下，科技人員基本沒(méi)有參與建檔歸檔的機(jī)會(huì)，根本調(diào)動(dòng)不了科技人員收集、記錄、記載檔案資料的主觀意識(shí)。

　　3　項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制

　　目前，在項(xiàng)目管理人員和檔案管理人員的共同努力下，我校施行了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制。

　　該責(zé)任制是指課題組擔(dān)負(fù)起科技項(xiàng)目檔案的收集整理、保管、網(wǎng)上錄入、歸檔移交等工作，要求課題組指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，保證建檔和項(xiàng)目研究進(jìn)展同步。

　　縱向項(xiàng)目批復(fù)后，科技項(xiàng)目管理人員把項(xiàng)目申請(qǐng)書、批文和空檔案袋交到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中，向負(fù)責(zé)人提出建檔、歸檔要求。項(xiàng)目在研期間，檔案一直由項(xiàng)目組保管。項(xiàng)目研究結(jié)束時(shí)，由項(xiàng)目組把檔案移交給科技項(xiàng)目管理人員，再由項(xiàng)目管理人員審查后統(tǒng)一移交到檔案館。

　　合同經(jīng)費(fèi)50萬(wàn)元以上的橫向項(xiàng)目按照上述模式進(jìn)行管理。50萬(wàn)元以下的橫向項(xiàng)目檔案主要是合同書，其它有價(jià)值的資料較少，對(duì)于這類項(xiàng)目仍采用科技項(xiàng)目管理人員包辦制，研究結(jié)束后，再統(tǒng)一移交到檔案館，另外，為了減輕工作量，不按項(xiàng)目立卷，而是在移交時(shí)把這一類項(xiàng)目立成一卷。

　　我們認(rèn)為，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制與科技項(xiàng)目管理人員包辦制的優(yōu)缺點(diǎn)基本對(duì)調(diào)，但前者更符合檔案管理的規(guī)律，因?yàn)樗鼘?shí)現(xiàn)了建檔與科學(xué)研究的同步。

　　4　結(jié)語(yǔ)

　　面對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理的復(fù)雜性、艱巨性、長(zhǎng)期性和重要性，高校必須結(jié)合本校實(shí)際積極開(kāi)拓創(chuàng)新管理方式，不斷總結(jié)規(guī)律，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效和規(guī)范，開(kāi)創(chuàng)以最小投入實(shí)現(xiàn)最大回報(bào)的工作局面。

　　目前，我?？萍柬?xiàng)目檔案管理尚處在起步階段，還有大量的工作需要做：

　　(1)加強(qiáng)對(duì)科技人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，特別是課題組檔案保管員的培訓(xùn)，提高他們對(duì)科技項(xiàng)目建檔、歸檔的意識(shí)和認(rèn)識(shí)，提高他們建檔歸檔的技能，讓他們養(yǎng)成適時(shí)建檔歸檔的習(xí)慣。

　　(2)積極引入先進(jìn)的管理方式和理念。進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效和規(guī)范，比如，用TQC(Totaj QuailtyControl全面質(zhì)量管理)分析研究每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，制訂相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度。

　　(3)加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，不僅要把管理系統(tǒng)建設(shè)成檔案館管理的手段，更要建設(shè)成科技人員開(kāi)展科技工作的有力幫手。

　　(4)加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案利用的研究，真正發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目檔案的反哺作用，達(dá)到為科技人員、為科技發(fā)展服務(wù)的目的。

　　(本課題得到湖北省教育科學(xué)規(guī)劃課題(20078320)和中國(guó)地質(zhì)大學(xué)(武漢)科技管理創(chuàng)新體系建設(shè)項(xiàng)目(KJGL0810)資助)

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]袁坤.哈佛人才管理學(xué)[M].北京：中國(guó)三峽出版社，2000

點(diǎn)擊下頁(yè)還有更多>>>高校科技檔案管理論文